Die Vorgehensweise orientiert sich an Erfahrungen, wie sie mit vergleichbaren Projekten in anderen Bundesländern gemacht wurden (NRW, Sachsen, Baden-Württemberg und Berlin/Brandenburg).
Die grundlegende Erfassung des Filmbestandes erfolgt über einen Fragebogen, der den fraglichen Institutionen zugestellt wird und auch über diese website herunter geladen werden kann. In dem Fragebogen wird der gesamte Filmbestand einer Institution erfragt, da eine klare Trennung nach „historisch“ und „nicht / noch nicht historisch“ nicht immer getroffen werden kann. Es besteht aber die Möglichkeit, historisch-relevante Themen und auch Einzelfilme zu benennen.
Eine erste systematische Erfassung hat in den Jahren 2011-2012 mit den kommunalen Archiven, den Museen und Medienzentren in Niedersachsen begonnen. Die Ergebnisse dieser Bestandserfassung werden in dem vorliegenden CMS im Internet präsentiert – eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung ist angedacht. Darüber hinaus sollen Landes- und kirchliche Einrichtungen sowie Vereine, Privatsammler, Bürgerinitiativen und Firmen angesprochen werden. Die Recherche kann nach Themen (Orte, Ereignisse, Personen etc.) sowie über die Titel der Einzelfilme erfolgen. Abhängig von den rechtlichen und technisch-finanziellen Möglichkieten wird eine bildliche Präsentation der historischen Filmbestände angestrebt.
Falls einzelne Einrichtungen, Firmen oder Personen Bestände melden, diese aber nicht veröffentlicht sehen möchten, wird diesem Wunsch selbstverständlich entsprochen.
